10 cách đàm phán khi thuê văn phòng mà bạn cần biết

Trong bối cảnh kinh tế phát triển như hiện nay, việc doanh nghiệp thường xuyên tìm kiếm văn phòng cho thuê tại quận 1 là rất phổ biến. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách đàm phán thương lượng hợp đồng như thời gian thuê, giá thuê, tiền đặt cọc, phương thức thanh toán…

Vì ngoài mục đích có được vị trí đắc địa để đặt trụ sở văn phòng làm việc, mà đó còn là yếu tố ảnh hưởng đến “bộ mặt” của doanh nghiệp bạn. Tìm kiếm một văn phòng cho thuê phù hợp, thông thoáng, ít cột hay có mặt bằng rộng, có thể dễ dàng bố trí chỗ ngồi làm việc ổn định cho nhân viên…không mấy đơn giản, vì thế chủ doanh nghiệp cần phải biết cách đàm phán để có thể tiết kiệm chi phí tối đa.

1. Thái độ lịch sự

Đây là nguyên tắc mà bất kỳ cuộc đàm phán nào cũng cần phải có. Thái độ lịch sự thường thể hiện bằng những hành động đơn giản như: chào hỏi, bắt tay khi gặp gỡ, không nói quá nhiều về các vấn đề cần thiết hay không đúng trọng tâm, không khoe khoang kể lể…Thái độ và tác phong lịch sự góp phần giúp cho cuộc đàm phán trở nên thuận lợi hơn, dễ dàng hơn.

2. Tác phong lịch thiệp

Có thể nói, những người đàm phán trong kinh doanh rất quan trọng việc ấn tượng ban đầu. Điều đó được thể hiện qua tác phong bề ngoài (Quần áo, tóc tai, giày dép), đừng để chúng quá lôi thôi vì đối tác sẽ nghĩ bạn không thật sự nghiêm túc trong việc tìm kiếm văn phòng cho thuê, thậm chí có thể dẫn đến việc từ chối cuộc đàm phán với bạn. Tuy vậy cũng trau chuốt quá vẻ bề ngoài, chỉ cần xây dựng tác phong dễ nhìn, trang phục sạch sẽ lịch thiệp nhằm mang lại niềm tin, thiện cảm cho đối phương và khiến bạn nhìn chuyên nghiệp là được.

3. Chuẩn bị kiến thức về thị trường văn phòng cho thuê

Việc tìm hiểu và chuẩn bị kiến thức, thông tin về ngành kinh doanh bất động sản nói chung, thị trường văn phòng cho thuê nói riêng là rất quan trọng trước khi đi đàm phán. Vì không những giúp bạn tìm kiếm được một văn phòng cho thuê có dịch vụ và vị trí tốt, mà còn có thể biết được mức giá hợp lý nhất, tránh tình trạng phải thuê văn phòng cao hơn giá thị trường, hay giúp cuộc thương lượng đàm phán diễn ra suôn sẻ hơn.

4. Thuyết phục tốt và tạo độ tin cậy

Ngoài thái độ và tác phong lịch thiệp, bạn còn cần phải thể hiện sự đáng tin cậy qua khả năng chi trả tài chính, cụ thể là đảm bảo mức chi phí hàng tháng theo thỏa thuận và tuân thủ các quy định mà 2 bên đã đặt ra ban đầu. Hãy đặt trường hợp mình là người cho thuê văn phòng thì chắc chắn sẽ khó bàn giao bất động sản của mình cho đối tác không rõ lai lịch, tài chính…Vậy nên hãy tạo ra độ tin cậy và có đủ yếu tố thuyết phục chủ cho thuê.

5. Đặt vị trí của mình là người cho thuê

Nắm bắt tâm lý của đối tác là rất quan trọng trong bất cứ cuộc thương lượng đàm phán nào, thông qua cử chỉ, lời nói hay thái độ của chủ cho thuê văn phòng quận 1 mà bạn có thể đoán được họ có đang lưỡng lự, hài lòng hay đồng ý với mức giá hoặc điều kiện mà bạn yêu cầu hay không. Từ đó hãy điều chỉnh cân nhắc lại vấn đề vừa đưa ra nhằm đảm bảo cuộc đàm phán được diễn ra suôn sẻ hơn.

6. Hãy là người biết lắng nghe

Không phải nói nhiều và cố gắng đưa ra những lời lẽ thuyết phục cũng mang lại hiệu quả cao, đặc biệt trong một cuộc thương lượng thì việc dừng lại lắng nghe ý kiến và im lặng đúng lúc của người cho thuê cũng ngầm khẳng định cho bạn biết được những điều họ mong muốn. Vì vậy người nói cần có người nghe, hãy thể hiện được sự tôn trọng đối tác và khiến họ dễ dàng thỏa hiệp với những yêu cầu sau đó của bạn bằng cách biết dừng lại hay lắng nghe đúng lúc.

7. Bình tĩnh cân nhắc các yêu cầu phía chủ cho thuê đưa ra

Không ít chủ doanh nghiệp thừa nhận bản thân thường quan tâm nhiều đến giá cả khi chọn văn phòng cho thuê mà không hề quan tâm đến những yêu cầu phía chủ đưa ra. Nếu chẳng may đó là các vấn đề không mang lại lợi ích cho bạn thì rõ ràng đây sẽ trở thành sai lầm nghiêm trọng, ví dụ như đối tác đưa ra mức giá chi trả hàng tháng giữ nguyên cố định, nhưng bạn sẽ phải chi trả tiền bảo dưỡng văn phòng, tiền bảo hiểm, thuế, điện…hay chi phí phát sinh cho khu vực làm chung – đồng ý với đề nghị này, rất có thể hàng tháng bạn sẽ chi trả số tiền cao hơn số tiền tưởng chừng “đã được giảm giá” .

8. Win & Win

Kết quả tốt đẹp sau một cuộc đàm phán là khi cả 2 bên đều thật sự hài lòng với các điều khoản, thỏa thuận đã đưa ra. Nếu vẫn còn cảm giác hụt hẫng, thua cuộc…thì sẽ ảnh hưởng nhiều đến mối quan hệ sau này. Ví dụ như bạn thỏa thuận được giá thuê văn phòng như mong muốn, nhưng phía đối tác không hài lòng mà vẫn chấp nhận vì một lý do nào đó. Về lâu dài, trong quá trình hợp tác nếu có xảy ra sự cố hay rắc rối về bảo dưỡng, cơ sở hạ tầng…thì rất có thể chủ cho thuê sẽ để bạn tự xoay sở khắc phục như cách bạn đã làm họ khó chịu trước đó.

9. Giữ vững lập trường

Đừng để một vài lời lẽ thuyết phục về vị tri văn phòng cho thuê tại có vị trí đắc địa, nhiều người đang hỏi thuê hay thiết kế đẹp…mà bạn đồng ý với giá cả đưa ra ban đầu, hãy giữ vững lập trường giảm mức giá cảm thấy phù hợp với hai bên nhất có thể. Dù trong hoàn cảnh nào, bạn cũng cần nắm rõ định hướng của doanh nghiệp mình, hiểu được lợi thế của mình cũng như bất lợi của phía cho thuê nhằm đề xuất yêu cầu hợp lý. Muốn làm được những điều này, hãy chuẩn bị kỹ lưỡng thông tin về đối tác và tòa nhà có văn phòng mà bạn dự định thuê.

10. Giả định các tình huống có thể xảy ra

Việc chuẩn bị hay giả định những câu hỏi, tình huống có thể xảy ra rồi xử lý là hoàn toàn cần thiết, Như hãy giả định mức giá hoặc yêu cầu mà phía chủ cho thuê văn phòng đưa ra, và làm thế nào có thể thuyết phục được họ.

Như vậy, với những chia sẻ trên bài viết, bạn có thể thấy được tìm chọn văn phòng cho thuê không chỉ đơn giản là một hình thức mà còn cần đến nghệ thuật ứng xử, giao tiếp…Hy vọng Saigonoffice đã giúp bạn có thêm nhiều kinh nghiệm hơn trong lĩnh vực này.