Saigonoffice chắc chắn rằng đây sẽ là những chia sẻ vô cùng cần thiết cho nhân viên làm việc hành chính, hay lần đầu phụ giúp công việc thuê và chuyển văn phòng. Hãy cùng chúng tôi ghi chú ngay lại tất cả công việc cần thiết dưới đây khi chuyển văn phòng nhé!
Giai đoạn chuẩn bị
1. Xác lập yêu cầu khi tìm chọn văn phòng cho thuê
Dựa vào kinh phí tiền thuê, mục đích sử dụng và tình hình kinh doanh hiện tại và kế hoạch trong tương lai của công ty mà chủ công ty/doanh nghiệp cần xác lập rõ ràng yêu cầu khi tìm thuê văn phòng. Thông thường sẽ bao gồm các tiêu chí sau:
- Tiêu chí cơ bản: kinh phí, diện tích, vị trí (thuê văn phòng tại quận 1 hay các quận lân cận khác), giá cho thuê, thời hạn thuê.
- Đặc điểm của bất động sản: Vị trí đậu xe (hầm hay bãi, có trong khu vực tòa nhà hay không..), điều hướng kết nối giao thông, mức độ hoàn thiện của tòa nhà/cao ốc, thông tin liên lạc, hệ thống thang máy, hệ thống điều hòa thông gió, toàn bộ chất lượng dịch vụ từ cơ bản đến chế độ riêng cho người thuê tòa nhà, phòng cháy chữa cháy…
- Định hướng mốc thời gian cụ thể: Thời gian di chuyển văn phòng hiện tại, khỏi công thiết kế hay làm nội thất, bắt đầu đi vào hoạt động tại địa điểm mới.
- Một số yêu cầu khác: Tiện ích xung quanh khu vực (Quán ăn, thủ tục hành chính, giải trí…), thương hiệu tòa nhà, đặc biệt là yếu tố phong thủy với chủ công ty/doanh nghiệp hoặc ngành nghề kinh doanh.
2. Liệt kê danh sách chi tiết những việc cần thực hiện và chi phí dự kiến cho từng nhóm
- Trang trí và thiết kế nội thất.
- Thay thế hoặc mua thêm bổ sung trang thiết bị văn phòng, đồ nội thất…
- Lưu ý thay đổi biểu mẫu liên quan, thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ có liên quan đến chỗ cũ.
- Thay đổi/Di chuyển hệ thông internet và điện thoại.
- Thay đổi giấy phép kinh doanh (Nếu cần thiết)
Giai đoạn thực hiện
3. Nếu doanh nghiệp/công ty bạn có quy mô lớn, nhiều nhân viên hay văn phòng cho thuê có diện tích rộng thì bạn cần hình thành nhóm công tác, cụ thể sẽ phân bỏ nhiệm vụ chi tiết cho từng bộ phận hỗ trợ.
4. Hiện nay có nhiều công ty bất động sản cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp như Saigonoffice, dịch vụ này thường hỗ trợ cho người thuê một số vấn đề từ tìm kiếm văn phòng phù hợp cho đến quá trình thương lượng, tư vấn, giấy tờ hợp đồng…miễn phí! Khuyến khích bạn hãy tìm hiểu và sử dụng.
5. Lên kế hoạch tìm kiếm và lập ra danh sách ngắn những nhà thầu thi công và thiết kế văn phòng, nếu được có thể hẹn gặp tư vấn để được đề xuất ý tưởng, hỗ trợ bạn khái toán chi phí đầu tư nội thất, từ vấn thiết kế bố trí mặt bằng văn phòng phù hợp với diện tích (kể cả khi bạn đang trong quá trình cân nhắc lựa chọn văn phòng cho thuê phù hợp)
6. Đừng quên lên danh sách các tòa nhà/cao ốc có văn phòng phù hợp đa số những yêu cầu thuê của doanh nghiệp.
7. Sau khi xem xét thực tế, hãy mạnh dạn để xuất chủ cho thuê cung cấp thông tin để có thể dễ dàng tổng hợp, phân tích, cũng như so sách và lựa chọn tòa nhà tối ưu trước khi đi đến đàm phán.
8. Đàm phán và ký kết thư mời thuê (offer to lease), hợp đồng cho thuê văn phòng
Trước khi ký thư mời thuê hay hợp đồng cho thuê văn phòng hãy lên thiết kế bố trí mặt bằng vì có thể thẩm định chính xác mức độ phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận hoạt động trong doanh nghiệp.
9. Sau khi xác định được thời gian thuê ở văn phòng mới, hãy thực hiện các thủ tục kết thúc hợp đồng ở văn phòng hiện tại (văn phòng cũ).
10. Ký kết, thực hiện hợp đồng với nhà thầu tiết kế và thi công nội thất.
11. Phân bố người giám sát thi công nội thất.
12. Sửa đổi, thiết kế và in ấn địa chỉ mới cho doanh nghiệp/công ty trên toàn bộ những biểu mẫu, website, giấy tờ…
13. Lựa chọn, mua sắm bổ sung hoặc thay thế trang thiết bị văn phòng, đồ nội thất…v..v
14. Gửi thư – Tin nhắn hoặc bất cứ phương tiện kêt nào nào với khách hàng, đối tác thông báo vấn đề đổi địa chỉ và kế hoạch (thời gian) di chuyển của công ty/doanh nghiệp bạn.
15. Thông báo với nhà mạng đang sử dụng về việc thay đổi địa chỉ nhằm sắp xếp di chuyển internet, điện thoại…
16. Sửa đổi thông tin, đăng ký giấy phép kinh doanh (Nếu cần thiết)
17. Lên kế hoạch, sắp xếp bộ phận hỗ trợ vận chuyển sang văn phòng mới.
18. Phê duyệt chính thức sơ đồ vị trí cho từng nhân viên, từng bộ phận.
Tiến hành hoàn trả mặt bằng, thanh lý hợp động của văn phòng cho thuê cũ.
Trên đây là 18 công việc cụ thể cần làm khi thay đổi văn phòng cho thuê mà sau nhiều năm hoạt động trong dịch vụ cho thuê văn phòng – Saigonoffice đã tích lũy được. Hy vọng sẽ giúp ích nhiều cho quý độc giả.
Gợi ý đến bạn một số bài viết có nội dung liên quan đến văn phòng cho thuê và được tìm đọc nhiều:
Bạn có biết 5 loại chi phí khi thuê văn phòng tại quận 1?
Những yếu tố phong thuỷ cần có ở một văn phòng cho thuê
