Tiết kiệm giấy trong văn phòng không chỉ tiết kiệm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp mà xa hơn việc này còn giúp ích rất lớn cho môi trường. Với sự phát triển của các thiết bị công nghệ hiện đại ngày nay việc tiết kiệm giấy lại càng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Máy scan, internet, email hay tài liệu onlnie có thể giảm thiểu việc sử dụng giấy tôi đa, thống kê cho thấy có thể giảm đến 10 – 30% lượng tiêu thụ giấy bằng các công nghệ thông tin hiện đại này.
Sử dụng máy tính hợp ý để giảm thiểu tiêu thụ giấy
- Giao tiếp với khách hàng qua các phương tiện điện tử như Email,…
- Sử dụng chức năng “Note” trên máy tính hoặc điện thoại thông minh thay cho sổ ghi chép; công bố các cuộc họp và truyền thông sự kiện qua Email, mạng xã hội,… Gửi các thông báo quan trọng một cách hiệu quả và ít tốn kém bằng cách sự dụng danh sách email nhóm.
- Sao lưu file cần chỉnh sửa hay xem lại trong USB hoặc qua Email thay vì gửi bản in dày cộp bằng giấy.
- Sử dụng các phần mềm điện tử cho các thư mục, biểu mẫu, bản tin, báo cao,… và lưu trữ khi có thể (không in trừ khi thật sự cần thiết).
- Thiết kế website hay email nội bộ dành riêng cho nhân viên công ty nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh trong công ty.
- Lưu tài liệu trên các ứng dụng lưu trữ điện tử và sử dụng phần mềm nén dữ liệu giúp tiết kiệm không gian tủ hồ sơ.
- Xây dựng hệ thống dữ liệu của công ty trên mạng, cho phép nhân viên truy cập vào các tài liệu, hồ sơ quan trọng của công ty và được bảo vệ bằng mật khẩu.
- Chuyển khoản tín dụng hay sử dụng các mẫu đơn đặt hàng,… để giảm nhu cầu sử dụng hóa đơn in, giấy tờ giao dịch, thư xác nhận,…
- Sử dụng tốt các tính năng của phần mềm Microsoft Office, Excel, PowerPoint,…
Tính năng tiết kiệm giấy trong Microsoft Excel
- Tính năng “Fit to Page”: Tự động căn chỉnh lại văn bản một cách đồng đều trên một hoặc nhiều trang.
- Tính năng “Xem trước bản in”: Đảm bảo tài liệu được in chỉ trên một trang, không bị cắt sang trang sau vừa khó xem, vừa tốn giấy. Bạn cũng có thể thay đôi chiều của giấy ngang hoặc dọc cho phù hợp với nội dung trong văn bản.
Tính năng tiết kiệm giấy trong Microsoft PowerPoint
- Khi in tài liệu là là file PowerPoint bạn nên chọn chế độ “Handouts” chứ không nên chọn “Slides”, vì văn bản trong PP thường lớn, nếu chọn in “Slides” thì sẽ mất 1 tờ giấy cho mỗi trang. Nếu cần chỗ ghi chú thì mới nên sử dụng “Slides”, còn không thì “Handouts” là cách nhanh và tiết kiệm nhất.
Sử dụng các hệ thống thông tin tốt hơn
Tổ chức thông tin trong văn phòng ảnh hưởng rất lớn đến chi phí sử dụng giấy. Do đó, hệ thống toàn bộ và quy chuẩn lại việc lưu trữ thông tiên là cách tốt nhất giúp một công ty tiết kiệm giấy. Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí bằng các cách sau:
- Tập trung các tập tin, giảm danh sách phân phối và hợp nhất các biểu mẫu;
- Sử dụng nửa khổ giấy cho các bản ghi nhớ hoặc thư ngắn;
- Sử dụng phong bì hai chiều;
- In trực tiếp lên bao thư thay vì sử dụng tem, nhãn.
- …
Bài viết liên quan:
